Lige siden grundlæggelsen tilbage i 2005 har det været digitale systemer, der har stået for ting som projektstyring og timeregistrering i NPC Malerfirma. Det har gjort manuel indtastning overflødig og samtidig sikret den dokumentation, du som kunde kan bruge til at være sikker på, at kvaliteten er i orden. Digitaliseringen har samtidig betydet, at præcisionen i tilbudsgivningen og tidsestimeringen er blevet meget bedre.

For René Lohpehre har det fra starten været et mantra, at hans forretning skulle være så digital som muligt. Og det var ganske visionært, for han startede nemlig op som selvstændig maler helt tilbage i 2005. Visionen blev dog indfriet – ikke mindst efterhånden som der kom flere og flere IT-værktøjer på markedet til at løse håndværkerens daglige administrationshovedpine.

Tankerne var åbenbart så visionære, at René Lohpehres dage som selvstændig med en enkeltmandsvirksomhed var talte. Efter bare to år var efterspørgslen på hans arbejdskraft nemlig så stor, at det blev nødvendigt med to malersvende. Det er ensbetydende med en kraftigt forøget mængde administrativt arbejde, når der skal sendes mange flere fakturaer på grund af flere opgaver, og der pludselig også skal køres løn og laves lønsedler, som er up to date med overenskomsten. Og så skal der naturligvis indberettes arbejde, hvilket er hele grundlaget for såvel fakturering som lønkørsel.

Digital timeregistrering til den moderne håndværker

Enhver håndværksvirksomhed har brug for et regnskabsprogram. Hos NPC Malerfirma bruger de e-conomic, som har en lang række samarbejdspartnere med integration til regnskabsprogrammet. En af dem er Intempus, der laver digital timeregistrering. René Lohpehre blev opmærksom på Intempus gennem e-conomic og valgte at prøve det af. Med Intempus kan medarbejderne i NPC Malerfirma ikke bare registrere deres arbejdstid gennem appen på deres smartphones. De kan også registrere alt fra kørsel til udlæg og materialer. Og meget mere. Den indsamlede data finder så automatisk over i regnskabsprogrammet gennem den fælles integration.

På den måde får man fuldt overblik over alle virksomhedens nøgletal, uden at man skal bruge tid på trivielle, manuelle processer. Med e-conomics projektstyringsmodul er det for eksempel muligt hele tiden at følge med i dækningsgraden på hvert projekt. Og fordi alting er digitaliseret, øges præcisionen også, da fejlkilderne i de manuelle processer skæres væk, og registreringerne laves på farten, mens man kan huske dem helt nøjagtigt.

Derfor skal lederen – René Lohpehre – kun godkende sine medarbejderes indberetninger, hvilket han gør i administrationssystemet, når han hjemme på kontoret hurtigt er løbet igennem dem. Antallet af medarbejdere i NPC Malerfirma er i øvrigt vokset til et tocifret antal i dag. Når indberetningerne er kontrolleret, kan de også nemt og simpelt blive flyttet over i firmaets lønsystem, og derfra tager det ikke lang tid at lave en korrekt lønseddel.

Og så kommer vi til de fordele, du som kunde oplever ved at vælge en maler med en digital strategi. En malermester med styr på sin administration er nemlig bedst muligt rustet til at kunne give dig et præcist tilbud, du kan stole på – både i forhold til økonomi og tidsplan.

“Intempus fungerer mest af alt som et vigtigt, internt projektstyringsværktøj, der giver et godt overblik over, hvor mange timer vi bruger på de enkelte sager,” siger René Lohpehre og tilføjer, at uden overblikket bliver tilbuddene nemt givet på upræcise og forældede vurderinger.

Medarbejderens ansvar at timeregistrere korrekt

De fleste virksomheder vælger at digitalisere deres timeregistrering for at spare tid på administrative opgaver. Og det kan de også godt forvente at komme til, men der er faktisk flere årsager til, at det kan være en god idé. For eksempel opnår man med digital timeregistrering en logisk placering af ansvaret for, at registreringerne er korrekte.

“Hvis der skulle opstå en fejl i indberetningerne, er det meget bedre, at det er medarbejderne, der har tastet timerne ind, fremfor at det er mig. Så hviler ansvaret for at taste rigtigt nemlig først og fremmest på deres skuldre,” slutter René Lohpehre, som altså ikke kun bruger Intempus for sin egen skyld – men også for kundernes skyld.